In al die jaren dat wij organisaties faciliteren om hun nieuws te verspreiden onder media en redacties, komen regelmatig dezelfde vragen voorbij. In dit artikel geeft commercieel directeur Jessica van der Waal kort en bondig antwoord op de 7 meestgestelde vragen over persberichten.

1. Hoeveel respondenten in een onderzoek voor mediapublicatie? 

Een vraag die bij veel van onze klanten leeft, is hoeveel respondenten ze nodig hebben voor een betrouwbare enquête. Het antwoord is dat de meeste redacties een aantal van zo'n 1000 deelnemers aanhouden. Uiteraard ligt het wel aan het onderwerp: als er maar een kleine groep is waar het om gaat, dan is het veel moeilijker om 1000 deelnemers te vinden. En dan is een kleinere groep respondenten ook representatief. 

Bij de commerciële afdeling van ANP Business hanteren we een ondergrens van 500 respondenten in een onderzoek om er een persbericht over te plaatsen.   

2. Hoe lang moet de kop van je persbericht zijn?

Op de nieuwsredactie bij het ANP houden ze 45 tekens aan. Dat is extreem kort. In veel gevallen zijn 70 karakters ook een mooi streven. Uiteindelijk wil je dat je kop zo min mogelijk wordt aangepast door de journalist. En hoe langer de kop is, hoe groter de kans dat ze in die kop gaan snijden. 

Het gevaar is dat door die kopwijziging er iets verandert in de context van je bericht. Want stel je voor dat de journalist maar plek heeft voor 60 tekens en je levert een kop aan van 120 tekens. Dan kan de nuance zomaar veranderen, afhankelijk van de mediatitel waar je je bericht aan stuurt. De Volkskrant maakt dan misschien andere keuzes dan een NRC. Daarom is ons advies altijd om de kop zo kort en krachtig mogelijk te houden. 

Lees ook: 7 schrijftips voor een sterke headline in online content

3. Moet je een link of een bijlage meesturen bij je persbericht?

Een andere vraag die regelmatig voorbij komt, is of je beter een link opneemt in je persbericht of een bijlage meestuurt. Het antwoord is dat je een bijlage kán meesturen, maar dat het advies is om dat niet te doen. 

Berichten met bijlagen belanden sneller in een spamfilter, of worden door de mailserver tot een bepaald bestandsformaat geaccepteerd en daarna gestopt. Daarom is het veiliger om links te gebruiken naar beeldmateriaal of uitgebreide bijlagen. 

Het beste advies is om een newsroom te gebruiken waar je journalisten naartoe stuurt en zij bijlagen en naslagwerk kunnen vinden. Zoals een volledige onderzoeksrapportage of beeldmateriaal van hoge resolutie. En heb je een update in het materiaal, dan ben jij in regie en kun je eenvoudig wijzigingen doorvoeren op één plek.  

4. Stuur je een persbericht naar een algemeen e-mailadres of een persoonlijk adres?

‘Moet je je persbericht naar een algemeen redactieadres sturen of is het beter om een journalist rechtstreeks te mailen?’ Deze vraag komt heel vaak voorbij. Want je vraagt je misschien af of je bericht naar een info@ adres ergens onderop de stapel belandt. En wie je bericht dan nog leest?

Toch is het algemene redactieadres heel erg belangrijk. Voor verreweg de meeste redacties geldt namelijk dat meerdere journalisten de algemene mailbox lezen en beheren. En niemand wil de journalist zijn die een nieuwtje miste dat wel door andere media werd opgepakt. 

Ook op onze ANP-redactie zijn er vier medewerkers aan de algemene mailbox van de nieuwsredactie gekoppeld. Dus die houden zij heel kritisch in de gaten. Vervolgens verdelen zij inkomende berichten over deelredacties. Dan gaat het bijvoorbeeld naar de economieredactie, naar de wetenschapsredactie, naar de sportredactie enzovoort. 

Het risico van het direct benaderen van een journalist is dat die persoon misschien net een nachtdienst of ochtenddienst draait en jouw persbericht niet op tijd ziet. Of misschien is hij of zij wel op vakantie en vergeten de mail door te zetten naar een collega. Hierdoor kan jouw nieuws snel oud nieuws worden. 

Heb je al goed contact met een journalist, dan kies je er idealiter voor om je bericht aan beide mailadressen te sturen. Dan mail je jouw persbericht dus naar een algemeen redactieadres en daarnaast zet je de specifieke journalist in de cc. Dan zien de journalisten van het algemene adres ook dat de betreffende journalist het heeft ontvangen. Kortom: het algemene nieuwsadres moet je zeker niet onderschatten, dat is echt een hele belangrijke mailbox.

Lees ook: Tips van de expert: hoe behaal je maximaal effect met jouw persbericht?

5. Stuur je een persbericht onder embargo?

Een vraag die ook regelmatig voorbij komt, gaat over het nut van een embargo op een persbericht. Dit is best een interessante vraag, want uiteindelijk is een embargo een gentlemen's agreement. Het is niet iets wat je kunt opleggen aan een journalist. 

Op het moment dat je een persbericht aanbiedt onder embargo op bijvoorbeeld het ANP-net, dan zien eigenlijk alle media het. En dan loop je best een groot risico dat een mediatitel je bericht toch gewoon plaatst. En op het moment dat één partij het embargo schendt, mogen eigenlijk alle mediapartijen dat doen. 

Heb je dus een bericht dat je onder embargo wilt verspreiden, dan spreek je dat het beste een-op-een af met een enkele journalist. In onze ervaring wordt een dergelijk embargo zelden geschonden. Je kunt het weliswaar niet eisen van een journalist, maar journalisten houden zich graag aan die afspraak. Anders vertrouw je die journalist de volgende keer ook geen belangrijk nieuws meer toe. 

Houd je zelf ook aan het embargo. Als je een afspraak hebt met een journalist dat hij iets om 8.00 uur verspreidt, zorg er dan ook voor dat jij het persbericht pas om 9.00 uur verspreidt. Of dat een andere journalist het ook pas om 9.00 uur ontvangt.

Lees ook:  Embargo en exclusiviteit: doen of niet doen?

6. Waarom is er weinig direct contact met journalisten?

Vanuit de media krijgen we nog weleens de vraag waarom er zo weinig direct contact wordt opgenomen met journalisten. En ook als we zelf op de redactie rondlopen, is er een groot verschil met 10 jaar geleden. Er worden nog maar weinig telefoontjes gepleegd en we zien dat eigenlijk alles via de mail gaat. 

Toch is het belangrijk in gedachten te houden dat je uiteindelijk met mensen schakelt en niet met een mediatitel. Dus het persoonlijke contact is gewoon heel erg belangrijk.

7. Kun je een journalist vragen om aanpassingen?  

Een andere observatie is dat woordvoerders of communicatieprofessionals nog weleens proberen om een journalist te overtuigen om een bericht op een andere manier te schrijven. Of iets niet te schrijven. Dit moet je gewoon niet proberen.

Journalisten zijn allergisch voor het gevoel iets te worden opgelegd. Ze zijn opgeleid om van nature kritisch, achterdochtig en wantrouwend te zijn. Het eerste wat ze geleerd hebben, is om bij elk bericht dat ze krijgen te checken welke belangen er spelen. Welk belang heeft de organisatie om dit te verspreiden? Waarom willen zij dat iets op een bepaalde manier overkomt of dat deze specifieke informatie naar buiten komt?

Dus besef dat het nooit persoonlijk is als een journalist kritisch is, het is de rol die ze hebben. En het is ook wat wij als lezer, publiek of maatschappij van ze verwachten. Dat ze alles nog een keer dubbelchecken en standaard de afzender wantrouwen. 

Zie het dan ook niet als een persoonlijke aanval, maar als onderdeel van hun werk. En het is jóuw taak om aan te tonen dat de informatie die jij verspreidt ook klopt. 

Lees ook: Een persbericht schrijven en versturen: van A tot Z

Meer tips voor een succesvolle pr-strategie? 

Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag met je mee! Of wil je direct aan de slag met het versturen van nieuws naar media? Dat kan met pr-platform ANP Connect.